Management Information System in Hindi

What is Management Information System in Hindi?

Definition of Management Information System in Hindi:- मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम को संक्षेप में MIS के नाम से जाना जाता है। MIS एक कंप्यूटर आधारित प्रणाली है, जो किसी संगठन में काम करने वाले लोगों, टैकनोलजी, व्यावसायिक प्रक्रियाओं और उनके बीच संबंधों का अध्ययन करके जानकारियों या Data को संग्रहीत और संसाधित करता है।  इन जानकारियों का उपयोग Managers ( प्रबंधक ) और अन्य अधिकृत लोगों के द्वारा संगठन या कंपनी से संबंधित महत्वपूर्ण निर्णय लेने में किया जाता है।

आमतौर पर Management Information Systems किसी कंप्यूटर में इंस्टॉल एक सॉफ्टवेयर होता है जो इंटरनेट से जुड़ा हुआ होता है अर्थात हम ऐसा कह सकते हैं कि मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर और नेटवर्क से मिलकर बना एक प्रणाली होता है। MIS का उपयोग जानकारियों के डिजिटल रूप को संग्रहित कर के रखने के लिए किया जाता जाता है एवं आवश्यकता पड़ने पर इन जानकारियों का उपयोग बिजनेस ऑर्गेनाइजेशन से संबंधित फैसले लेने एवं जटिल समस्याओं का समाधान करने में किया जाता है।

Needs of MIS in Hindi

Needs of MIS in Hindi:- किसी व्यवसायिक संगठन या कंपनी द्वारा जैसे Management Information Systems जैसे तकनीक का उपयोग करने के प्रमुख कारण निम्नलिखित रुप से है:-

  • Record Keeping:- किसी भी व्यवसायिक या गैर-व्यवसायिक संगठन के लिए उसके रोजमर्रा की वित्तीय जानकारी, ग्राहक एवं कर्मचारियों से संबंधित जानकारियों को संग्रहित करना बहुत आवश्यक होता है क्योंकि इन्हीं महत्वपूर्ण जानकारियों के आधार पर अधिकारी और मैनेजर को किस संगठन की वर्तमान अवस्था का पता चलता है।
  • Decision Making:- चूँकि Management Information Systems (मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम) में किसी संगठन से संबंधित सभी महत्वपूर्ण जानकारियों का डिजिटल रिकॉर्ड होता है, इसका उपयोग करके किसी संगठन के मैनेजर एवं अधिकारी उस संगठन से संबंधित आवश्यक फैसले कर सकते हैं।
  • communication establishment:- चूँकि MIS नेटवर्क या इंटरनेट से जुड़ा हुआ प्रणाली होता है, इसलिए इसके उपयोग से किसी संगठन के अलग-अलग location में स्थित विभागों के महत्वपूर्ण जानकारियों को प्राप्त किया जा सकता है तथा आपस में जानकारियों को साझा भी किया जा सकता है।
  • Problem Solving:- किसी भी संगठन या व्यवसाय से जुड़े हुए कई ऐसी चुनौतियां होती हैं जिनका समाधान करने के लिए उस संगठन के से संबंधित विभिन्न प्रकार की ऐतिहासिक जानकारियों की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए customer के पसंद या नापसंद का अनुमान लगाना हो या किसी प्रोजेक्ट के लिए विशेष कर्मचारियों का चयन करना हो इत्यादि। इन सभी कामों में MIS जैसी तकनीक बहुत अधिक मददगार है।

Components of Management Information System in Hindi

Components of Management Information System ( MIS )  in Hindi :- प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रमुख घटक निम्नलिखित रूप से है:-

  • People – संगठन से जुड़े वो लोग जो information system ( सूचना प्रणाली ) का उपयोग करते हैं।
  • Data – Data या जानकारी जिसे MIS द्वारा जमा किया जाता है।
  • Business Procedures ( व्यावसायिक प्रक्रियाएं ) – इनमें किसी व्यवसाय को सुचारु रूप से संचालित करने के लिए जिन गतिविधियों या कार्यों की जरुरत होती है वो शामिल हैं ।
  • Hardware – इनमें कंप्यूटर से जुड़े सभी hardware devices जैसे की CPU , monitor , hard disk , printers आदि शामिल हैं।
  • Software – इसमें जानकारियों को संभालने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम हैं शामिल हैं जैसे की spreadsheet programs, database software आदि।

Advantages and Disadvantages of Management Information System in Hindi

Advantages of MIS in Hindi :- प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रमुख लाभ निम्नलिखित रुप से है :-

  • संगठन से संबंधित सभी प्रकार के निर्णय जैसे कि नए कर्मचारियों की भर्ती या पुराने कर्मचारियों की छटनी, ग्राहकों का रुझान समझने में, योजना के लिए बजट का निर्धारण करने में, अलग विभागों के बिच समन्वय स्थापित करने में Management Information System आवश्यक जानकारी प्रदान करती है।
  • अलग-अलग स्रोतों से आने वाले बहुत बड़े Data को सारांशित रूप में परिवर्तित करके एक report की तरह प्रस्तुत करता है। ये जानकारियां प्रबंधकों को गलत निर्णय लेने से बचता है।
  • इसमें Data को जमा करने से पहले उसे कई स्तर पर जांच जाता है और जमा करने के बाद भी Data के सत्यता की जांच करना बहुत आसान होता है। इसलिए इसमें गलतियों की गुंजाइश बहुत कम रहती है।
  • MIS में Data निरंतर update होते रहते है इसलिए यह निर्णय लेने को आसान, सटीक और कम जोखिम भरा बनाती है।
  • किसी प्रकार की प्राकृतिक आपदा या Software, Hardware Failure, Hacking, Virus Attack जैसे किसी कारण से अगर Management Information System में किसी प्रकार की खराबी आ जाती है तो इससे निपटने के लिए Cloud Storage में पूरे data का backup तैयार रखा जाता है। डाटा बैकअप की सुविधा प्रदान करने के कारण MIS को बहुत अधिक विश्वसनीय प्रणाली माना जाता है।
  • Management Information System के उपयोग से किसी विषय पर पूर्वानुमान लगाकर लंबी योजना बनाने में बहुत मदद मिलती है। उदाहरण के लिए किसी व्यापार में किसी विशेष समय पर ग्राहकों के रुझान के अनुसार तयारी करने के लिए Management Information System के उपयोग से पिछले कुछ वर्षों की बिक्री का रिपोर्ट को देखकर यह बहुत आसानी से पता लगाया जा सकता है की किसी विषेस समय पर ग्राहक किस प्रकार की वस्तु को खरीदना पसंद करते है।
  • MIS में जमा होने वाले जानकारियों को व्यावसायिक अधिकारियों द्वारा इंटरनेट के माध्यम से किसी भी जगह से Access किया जा सकता है, इसी कारण इसका उपयोग करना बहुत आसान है।
  • आजकल Amazon Web Server, Google Cloud जैसे कई ऐसी कंपनियां है, जो छोटे बड़े बिजनेस ऑर्गेनाइजेशन को MIS की प्रणाली बनाने के लिए सेवा प्रदान करता है। जिसके कारण किसी भी संगठन के लिए MIS के निर्माण में लगने वाला निजी खर्चे पूरी तरह से कम हो जाते हैं।
  • यह संगठन से जुड़े हुए अधिकारियों तक आवश्यक जानकारियों को आसानी से पहुंचाने में मदद करता है। चूँकि MIS नेटवर्क से जुड़ी हुई प्रणाली है इसलिए अधिकारी अलग-अलग स्थानों एवं उपकरणों की मदद से भी जानकारियों को प्राप्त कर सकते हैं। इसी कारण अगर अधिकारी अपने ऑफिस में ना रहे या कहीं यात्रा कर रहे हो तब ही महत्वपूर्ण जानकारियों को अपने mobile या laptop आदि से से एक्सेस कर सकते हैं।
  • MIS जानकारियों को तेजी से संसाधित अर्थात प्रोसेस करने की सुविधा प्रदान करता है। यह सालों पुराने बड़े आकार के जानकारी को सेकंड के एक छोटे से हिस्से में प्रोसेस करके अपने अधिकारियों एवं मैनेजर के समक्ष प्रस्तुत करने में सक्षम है।

Disadvantages of MIS in Hindi :-

  • MIS को स्थापित करने के लिए hardware और software खरीदना पड़ता है, साथ ही किसी व्यवसायिक संगठन के अलग-अलग विभागों को जोड़ने के लिए एक नेटवर्क की आवश्यकता पड़ती है। इसके आलावा computerized system ( कम्प्यूटरीकृत प्रणाली ) का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होती है।
  • यदि किसी कारण से हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर खराब हो जाता है या Network System काम करना बंद कर दे, तो जब तक दोबारा से सब कुछ ठीक न कर लिया जाए और Data के backup को फिर से Restore ना कर लिया जाए तब तक जानकारियों को प्राप्त नहीं किया जा सकता ।
  • चूँकि MIS में सभी जानकारियां automatically संग्रहित होती है और किसी भी इंसान द्वारा इन जानकारियों को वेरीफाई नहीं किया जाता। इसलिए इन जानकारियों में गलती मौजूद होने की संभावना बहुत अधिक होती है।
  • किसी भी संगठन के अलग-अलग विभाग द्वारा उपयोग किए जाने वाले जानकारियों के बीच बहुत अधिक समानता हो सकता है, ऐसे में मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम के अंदर डुप्लीकेट जानकारियों के इकट्ठा होने का खतरा बना रहता है, जिसके कारण किसी संगठन को व्यर्थ में अधिक पैसा बर्बाद करना पर सकता है।
  • कोई भी Device जो इंटरनेट से जुड़ा हुआ है, उस पर Hacking Attack या Virus Attack का खतरा हमेशा बना रहता है, अगर उचित नियंत्रण या जांच में कोई गड़बड़ी हो जाए तो कोई भी अनाधिकृत व्यक्ति महत्वपूर्ण गुप्त जानकारियों को प्राप्त कर सकता है और उसका गलत प्रकार से उपयोग कर सकता है।
  • MIS के डाटा की सटीकता को किसी स्वतंत्र इंसान द्वारा नहीं जाँच जाता इसीलिए अगर विभाग के लोग आपस में मिलकर Data Upload करते समय कुछ फेरबदल कर दे तो संगठन के उच्च अधिकारी इस विषय में कुछ नहीं कर सकते।

Conclusion on Management Information System in Hindi :-  मैनेजमेंट इनफार्मेशन सिस्टम एक कंप्यूटर आधारित सूचना प्रणाली है जिसमें किसी बिजनेस ऑर्गेनाइजेशन के रोजमर्रा में होने वाले क्रियाकलापों से संबंधित विभिन्न प्रकार के सूचनाओं को इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहित किया जाता है। मैनेजमेंट इनफॉरमेशन सिस्टम सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर और नेटवर्क के सहयोग से मिलकर बना होता है और सभी प्रकार के businesses and non-businesses organization द्वारा इसका उपयोग किया जा सकता है।   इसका उपयोग progress tracking, problem-solving, decision-making जैसे कामों में किया जाता है |

हालांकि MIS को maintain करने के लिए किसी स्थान की संगठन को बहुत अधिक पर पैसे खर्च करने होते हैं एवं जैसे-जैसे समय बीतता जाता है वैसे-वैसे ऐतिहासिक डेटा का आकार भी बड़ा होते जाता है, जिसके कारण इन्हें संभालने पर लगने वाला खर्च और ज्यादा बढ़ जाता है। लेकिन इसका दूसरा लाभ यह है कि किसी संगठन से सम्बंधित ऐतिहासिक डेटा का आकर जितना अधिक होगा, उन डाटा के विश्लेषण से उतना ही सटीक उत्तर प्राप्त होगा।

इस लेख में हमने MIS को सरल हिंदी भाषा में समझाने का प्रयास किया है। उम्मीद है कि आपको Management Information System in Hindi का यह लेख पसंद आया होगा। अगर आप MIS के इस लेख से संबंधित कोई सुझाव हमें देना चाहते हैं तो नीचे कमेंट बॉक्स में लिखकर जरूर बताएं जिससे कि हम अपने लेख में आवश्यक परिवर्तन करके इसे और अधिक उपयोगी बना सके।

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